Beroepsgeheim en Peppol: hoe advocatenkantoren zich kunnen voorbereiden op 2026
Hoe advocatenkantoren zich kunnen voorbereiden op 2026
De juridische wereld staat op het punt om een van de grootste administratieve veranderingen in decennia te ondergaan. Vanaf 1 januari 2026 zullen alle btw-geregistreerde bedrijven in België, inclusief advocatenkantoren, verplicht zijn om B2B-facturen elektronisch te verzenden en te ontvangen via het Peppol-netwerk. Voor de meeste sectoren is deze verschuiving een kwestie van naleving en efficiëntie. Voor advocaten raakt het echter aan iets veel diepers: het beroepsgeheim. Want wanneer uw werk gebaseerd is op vertrouwelijkheid, verdient zelfs een factuur zorgvuldige aandacht.
Waarom Peppol belangrijk is
Peppol is een beveiligd digitaal netwerk voor de uitwisseling van gestructureerde facturen en financiële documenten. In plaats van PDF’s via e-mail te versturen, worden facturen als gegevens verzonden: geverifieerd, versleuteld en direct leesbaar voor boekhoudsystemen. Het is sneller, overzichtelijker en nauwkeuriger. Maar het is ook transparanter, en dat is precies waar de uitdaging voor advocatenkantoren begint. Wanneer een factuur gestructureerde gegevens wordt, kan elk veld in theorie door externe platforms worden verwerkt. Voor de meeste sectoren is dat geen probleem, maar advocatenkantoren hebben te maken met informatie die niet alleen gevoelig is, maar ook wettelijk beschermd.
De uitdaging op het gebied van vertrouwelijkheid
Het beroepsgeheim vormt de hoeksteen van de advocatuur. Alles wat een advocaat van een cliënt te weten komt, moet vertrouwelijk blijven, ook wat er tussen de regels van een factuur verborgen zit. Toch beschrijven veel advocatenkantoren hun diensten nog steeds in detail: „advies bij de overname van X Ltd.” of „juridische bijstand in een geschil met Y SA.” In de context van Peppol zou een dergelijke formulering onbedoeld informatie over een zaak kunnen blootgeven aan systemen van derden of zelfs aan overheidsinstanties. Daarom heeft de Orde van Vlaamse Balies onlangs kantoren geadviseerd om hun aanpak van e-facturering te herzien. Overstappen op digitaal is niet voldoende; facturen moeten ook professioneel discreet zijn.
De veiligste aanpak?
Houd uw Peppol-factuur algemeen geformuleerd, bijvoorbeeld ‘juridische diensten’ of ‘honoraria en onkosten’, en verstuur een gedetailleerd overzicht (urenspecificaties, kostendeclaraties of prestatieoverzichten) via een apart, beveiligd kanaal. Op die manier voldoet uw kantoor volledig aan de voorschriften en blijft de vertrouwelijkheid van uw cliënten gewaarborgd.
De zelfdeclaratiefactor: een vaak over het hoofd gezien risico
Naast de facturering aan cliënten komt er in de juridische wereld nog een andere praktijk snel in beeld: zelfdeclaratie. Veel kantoren werken samen met zelfstandige advocaten of partners die over een eigen btw-nummer beschikken. In plaats van te wachten tot elk van hen een factuur verstuurt, stelt het kantoor deze namens hen op – een handige regeling die de administratie vereenvoudigt. Maar vanaf 2026 moeten ook die zelfdeclaratiefacturen via Peppol worden verwerkt. Dat betekent dat ze het Peppol BIS Self-Billing 3.0-formaat moeten volgen en moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931, terwijl de vertrouwelijkheid en de AVG-vereisten nog steeds in acht moeten worden genomen. Met andere woorden: zelfs interne of partnergerelateerde facturen kunnen niet langer „offline“ blijven. Elk onderdeel van het factureringsproces wordt digitaal en dat maakt een veilige, uniforme aanpak essentieel.
Hoe toonaangevende bedrijven zich voorbereiden
Vooruitstrevende advocatenkantoren grijpen de aanstaande Peppol-verplichting aan als een kans om hun volledige factureringssysteem te moderniseren. In plaats van afzonderlijke processen te beheren – één voor cliënten en één voor partners – stappen ze over op één gestructureerd, geautomatiseerd proces dat zowel externe als interne facturen omvat.
Het voordeel reikt veel verder dan alleen naleving:
Minder handmatige stappen, minder fouten.
Snellere betalingen en overzichtelijkere rapportage.
En bovenal: een systeem dat de heiligste regel van het beroep respecteert, namelijk de vertrouwelijkheid.
Bij deze verschuiving gaat het niet om bureaucratie; het gaat erom dat vertrouwen en efficiëntie hand in hand gaan in een digitale omgeving.
Hoe NORRIQ de juridische sector ondersteunt
Bij NORRIQ hebben we deze behoeften vertaald naar een concrete oplossing voor advocatenkantoren.Onzeoplossing voor het Legal-platform automatiseert de facturering – of het nu gaat om facturering aan cliënten, interne processen of zelffacturering – en zorgt ervoor dat elk document voldoet aan zowel de Peppol-normen als de vertrouwelijkheidsnormen. Elke factuur volgt de juiste XML-structuur en wordt veilig verzonden via gecertificeerde Peppol-toegangspunten. Gevoelige gegevens worden nooit blootgesteld. Het platform scheidt zelfs factuuroverzichten van gedetailleerde bijlagen, waardoor het Peppol-bestand alleen essentiële informatie bevat, terwijl vertrouwelijke gegevens onder uw controle blijven. Kortom: compliance by design, waarbij het beroepsgeheim in elke stap is ingebouwd.
Van naleving naar vertrouwen
Het aftellen naar 2026 is begonnen, maar dit is niet alleen een regelgevingshindernis, het is ook een kans. Peppol kan advocatenkantoren een nieuw tijdperk van duidelijkheid, consistentie en digitaal vertrouwen binnenleiden, mits het op een doordachte manier wordt geïmplementeerd. Door slimme technologie te combineren met juridische ethiek kan uw kantoor beide bereiken: volledige naleving van de regelgeving en volledige controle over wat vertrouwelijk blijft.
Want uiteindelijk draait Peppol niet alleen om e-facturering.
Het gaat erom te laten zien dat uw bedrijf klaar is voor de toekomst, zonder ooit afbreuk te doen aan het vertrouwen dat de kern van uw beroep vormt.
