Gestion du temps et des tâches basée sur Microsoft Business Central
Le cabinet d'avocats NORRIQ relie directement l'enregistrement des temps et les flux de travail liés aux tâches à la gestion des dossiers et à la comptabilisation financière au sein de Microsoft Business Central. Chaque activité enregistrée est automatiquement associée à un dossier spécifique, à une structure tarifaire et à un processus de facturation, garantissant ainsi qu'aucune prestation facturable ne soit omise.
Le défi : mettre un terme aux pertes de chiffre d'affaires
Pour de nombreux cabinets d'avocats, le temps est la ressource la plus précieuse, mais aussi la moins bien gérée.
Parmi les défis courants, on peut citer :
Feuilles de temps remplies manuellement et saisies différées
Des listes de tâches non synchronisées entre les différents systèmes
Application incorrecte ou incohérente des taux
Visibilité limitée sur le temps non facturé
Erreurs administratives entre les équipes juridiques et financières
Lorsque le suivi du temps n'est pas directement intégré aux systèmes financiers, les pertes de chiffre d'affaires deviennent structurelles plutôt qu'accidentelles.
Le suivi du temps directement lié aux questions juridiques
Au sein du cabinet d'avocats NORRIQ, la gestion du temps et celle des tâches ne sont pas des outils isolés.
Chaque tâche et chaque saisie de temps est directement liée à :
Une question particulière
Une grille tarifaire prédéfinie
Une structure de facturation conforme à la réglementation en matière de TVA
Le grand livre comptable dans Business Central
Cela garantit la cohérence entre les activités opérationnelles et les rapports financiers.
Intégration transparente de TIQ Time
Le suivi précis du temps de travail doit s'effectuer là où les avocats exercent leur activité.
Grâce à l'intégration avec TIQ Time :
Les avocats reçoivent des suggestions automatiques pour la saisie de leurs heures en fonction de leurs activités quotidiennes, telles que les e-mails, les documents, les réunions et les appels
Les activités saisies sont associées au bon client et au bon dossier
Les relevés de temps respectent les directives de facturation et des barèmes tarifaires de l’entreprise
Les entrées validées sont directement intégrées dans le processus de facturation et de reporting
Pas de saisie en double. Pas de rapprochement manuel. Simplement des relevés de temps complets et de grande qualité.
Gestion des tâches intégrée au cycle de vie des dossiers
Les tâches et les rendez-vous sont gérés de manière intégrée tout au long du cycle de vie du dossier.
Le système prend en charge :
Attribution de tâches à des personnes ou à des équipes
Suivi de l'état d'avancement (brouillon, révision interne, en cours, terminé)
Modèles prédéfinis de tâches et de rendez-vous pour des flux de travail structurés
Modèles particulièrement utiles pour les procédures habituelles en matière de contentieux et de fusions-acquisitions
Déclencheurs de flux de travail automatisés
Intégration bidirectionnelle avec Microsoft Outlook (calendrier) et Microsoft To Do
Cela vous permet de garder le contrôle sur l'avancement du dossier et les échéances, et d'avoir à tout moment une vue d'ensemble des activités et des prochaines étapes.
Tarification structurée et contrôle financier
Le système prend en charge les tarifs horaires basés sur l'ancienneté, les accords spécifiques aux clients et la tarification propre à chaque dossier. Les hiérarchies tarifaires garantissent la cohérence, tandis que les utilisateurs autorisés peuvent, si nécessaire, modifier les données saisies pendant la phase de pré-facturation.
Les saisies de temps et les décaissements contribuent directement au stock de travaux en cours (WIP), offrant une visibilité en temps réel sur :
Temps non facturé par dossier
Exposition au chiffre d'affaires par client
Périodes de blocage
Activités prêtes à être facturées
Cela renforce la rigueur en matière de facturation et améliore la prévisibilité de la trésorerie.
Gouvernance et rigueur financière dès la conception
Avant que les heures ne soient facturées, des processus d'approbation structurés garantissent le contrôle et la traçabilité. Les partenaires ou les utilisateurs autorisés peuvent vérifier, modifier ou valider les relevés d'heures. Toutes les modifications sont consignées afin de garantir la transparence et la traçabilité.
Étant donné que le cabinet d'avocats NORRIQ utilise Microsoft Business Central et la Power Platform :
La gestion du temps est directement synchronisée avec la gestion financière
Les décaissements sont enregistrés sous forme d'écritures financières structurées
La logique de TVA est appliquée automatiquement
La cohérence du registre est préservée
Les activités opérationnelles et l'information financière restent parfaitement alignées.
Foire aux questions
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Oui. Grâce à l'intégration avec TIQ Time et à l'environnement Power Apps adapté aux appareils mobiles, les avocats peuvent saisir leurs heures depuis le tribunal, le cabinet ou à distance.
Les saisies d'heures sont synchronisées en temps réel avec le dossier concerné et le processus de facturation. -
Les dépenses telles que les frais de justice ou les frais de déplacement sont enregistrées selon la même structure que les relevés d'heures.
Elles peuvent être ajoutées à un dossier sous forme d'écritures sur compte général ou de postes de coûts définis, et sont automatiquement prises en compte dans le cycle de facturation suivant. -
Le système applique une hiérarchie tarifaire structurée basée sur les grilles tarifaires configurées et les accords relatifs aux dossiers.
Au cours de la phase de préfacturation, les utilisateurs autorisés peuvent vérifier et modifier les tarifs ou les descriptions avant la facturation définitive.Toutes les modifications sont consignées dans un journal, dans un souci de transparence.
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Oui. Il est possible de configurer des budgets par dossier au sein de NORRIQ Law Firm.
Le temps effectivement passé est suivi en temps réel par rapport au budget défini, et des alertes peuvent être déclenchées lorsque les seuils sont sur le point d'être atteints. -
Oui. Même si les avocats réduisent ou ajustent le temps passé lors du processus de pré-facturation, NORRIQ continue de suivre toutes les saisies de temps initiales. Cela permet aux cabinets de comparer le travail effectivement réalisé avec le temps facturé final, offrant ainsi une visibilité totale sur les performances des avocats, la rentabilité et les annulations de factures.
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NORRIQ permet aux cabinets de configurer des rappels et des alertes automatiques pour la soumission des relevés d'heures. Ces notifications aident les avocats à enregistrer leurs heures de manière cohérente, ce qui améliore l'exhaustivité et la précision du suivi des heures à l'échelle du cabinet.
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